Viele Verwaltungen nutzen Software von Picture
Veraltete Technik wie Faxgeräte sind weiterhin Praxis in der öffentlichen Verwaltung. Selbst wenn Digitalisierung Einzug hält, können komplizierte Computerprogramme die Mitarbeiter überfordern. Abhilfe verspricht die Picture GmbH aus Münster. Sie dokumentiert und standardisiert mit ihren Softwareprodukten viele Verwaltungsabläufe. Gut die Hälfte der rund 400 Kreisverwaltungen und Verwaltungen der kreisfreien Städte in Deutschland nutzten die Prozessplattform von Picture, sagt Geschäftsführer Lars Algermissen.
Anders als Produkte von Wettbewerbern konzentriere sich Picture ganz auf den öffentlichen Sektor. „Wir sprechen Amtsdeutsch fließend, wir kennen die Behördenstruktur, wir wissen, wie man dort auftritt und was die Probleme im öffentlichen Sektor sind“, sagt Algermissen. Eine Herausforderung für die Verwaltungen sei, dass es immer mehr Vorschriften gebe. „Wir agieren in einem gesetzlichen Rahmen, der stetig komplexer wird.“
Die Software funktioniert wie ein Legobaukasten. Es gibt eine große Bibliothek mit Prozessbausteinen, die für die einzelnen Prozesse in der Verwaltung stehen, zum Beispiel „Dokument erstellen“, „Dokument sichten“ oder „Drucken“. Daraus werden Prozessablauffolgen gebaut. Diese können analysiert und gegebenenfalls durch die Digitalisierung verbessert werden. Es entstehe für alle Mitarbeiter ein einheitliches System; es sei jederzeit erkennbar, was in welcher Situation zu tun sei, erklärt Algermissen.
Ein Beispiel für den Einsatz der Software war ein Notfallplan für Cyberangriffe. Mit dem Kunden habe man überlegt, wer was bei einem Hackerangriff zu tun habe. Nützlich war das etwa nach dem Cyberangriff vom Oktober auf die IT-Infrastruktur von 72 südwestfälischen Kommunen.
Mit der Software Kasaia war es laut Algermissen Behörden zum ersten Mal möglich, tarifkonforme Stellenbewertungen nach verschiedenen Tarifverträgen zu erarbeiten. Vorher hätten die Mitarbeiter manuell Excel-Listen erstellt. „Kasaia wird von über 290 Verwaltungen genutzt.“
Die Stadtverwaltung von Bad Salzuflen nutzt die Picture-Software seit 2019. „Wir haben uns damals gemeinsam mit 13 anderen Städten und Kommunen dafür entschieden, die Software einzusetzen, da sie beim Prozessmanagement auch interkommunale Zusammenarbeit ermöglicht“, erklärt Lena Sargalski, Chief Digital Officer. Seitdem habe man den Bürgerservice verbessert. „Wir haben beispielsweise jetzt einen Onlinetraukalender. Das hilft den Bürgern einzusehen, wann und wo eine Trauung möglich ist, um im Anschluss direkt online über den Kalender die Formulare einzureichen.“ Wegen sehr vieler Anfragen habe man früher Anträge für das Anmelden von Hunden oft erst spät bearbeiten können. Dieses Problem sei durch die Einrichtung einer FAQ gemildert worden.
Die Picture GmbH ist vor 16 Jahren aus einem Projekt der Universität Münster hervorgegangen. Nach Algermissen beschäftigt man mehr als 50 Mitarbeiter und verzeichnet einen Jahresumsatz von 109 Millionen Euro. Die Preise unterscheiden sich je nach gebuchtem Softwarepaket, Laufzeit und Größe der Verwaltung und liegen zwischen einem vierstelligen und einem sechsstelligen Betrag. Im vergangenen Jahr hat Picture rund 200 neue Kunden gewonnen.