Die Verwaltung eines Orchesters ist sehr aufwendig. Viele nutzen die Software eines Bamberger Unternehmens.
Unterstützung in der Verwaltung von Orchestern bietet die Opas Software GmbH aus Bamberg. Opas ist laut Geschäftsführer Philipp Wunderlich Weltmarktführer für Orchester- und Ensemble-Management-Software-Produkte und hat Kunden in aller Welt. Es sei sehr einfach möglich, „unser Produkt an die individuellen Bedürfnisse der Kunden anzupassen“, sagt Wunderlich. Seit gut dreißig Jahren gibt es die Windows-Applikation. Das Nachfolgeprodukt ist die Cloud-Lösung Opas Next; das dritte Produkt heißt Opas Online und dient der Kommunikation mit den Musikern. Dazu gibt es eine mobile App für die Musiker, in der sie beispielsweise sehen können, wo sie was spielen sollen. Die meisten Kunden kauften alle drei Produkte.
Mit den Produkten kann man nach Angaben des Geschäftsführers die Stücke und die Schwerpunkte der Spielzeiten verwalten. Außerdem kann man sehen, ob genügend Aushilfen da sind und ob ausreichend Musiker für ein Konzert zur Verfügung stehen. Man kann damit Touren planen und sehen, ob man Instrumente beim Zoll melden muss, weil zum Beispiel Elfenbein enthalten ist, wie es bei manchen alten Klavieren der Fall ist.
Eine Bibliotheksverwaltung ist mit den Softwareprodukten ebenfalls möglich, denn die Musiker haben oft sehr viele Noten dabei. Den Umsatz eines Projekts kann man ebenfalls einsehen. Möglich ist die Kommunikation mit den Musikern, beispielsweise für einen Urlaubsantrag.
Opas bietet unterschiedliche Preismodelle an: das Subskriptionsmodell, also eine monatliche oder jährliche Buchung, und eine einmalige Zahlung, bei der man jedes Jahr nur noch eine Supportgebühr zahlen muss. Der Preis ist abhängig von der Anzahl der Nutzer im Orchester und den benötigten Modulen. Ein einfacher Einstieg kostet laut Wunderlich rund 5000 Euro im Jahr. Die Produkte führt man in den Orchestern durch Beratung und Schulungen ein. Manchmal wollten Mitarbeiter sie nicht verwenden, weil sie zum Beispiel mit einer Excel-Tabelle zufrieden seien, erzählt Wunderlich.
Die Verbindung mit anderen Softwareprodukten ist in den vergangenen zwei Jahren ein wesentlicher Teil von Wunderlichs Arbeit gewesen. Der Schwerpunkt liege bei Raummanagement-Systemen wie Artifax aus England. Opas ist außerdem Technologiepartner von Venue Ops von der Ungerboeck Systems International GmbH und von Daniels’ Orchestral Music Online.
Konkurrent im deutschsprachigen Raum ist Evis von der More Dimensions GmbH und in den USA Artsvision. Beide seien ebenfalls schon lange am Markt, sagt Wunderlich. Andere Wettbewerber seien noch nicht so lange im Geschäft. „In allen Fällen sind sie aber nicht so stark auf dem weltweiten Markt verbreitet wie wir. In der Regel sind sie nur in einer Region auf der Welt vertreten.“
Derzeit stellt man bei den Stammkunden die Windows-Applikation auf die Cloud-Anwendung um. „Außerdem werden wir uns immer stärker mit anderen Softwareprodukten, die bei unseren Kunden im Einsatz sind, vernetzen“, berichtet Wunderlich. Die Dresdner Philharmonie, die seit 15 Jahren Kunde ist, steige beispielsweise gerade um. Auch mit dem langjährigen Kunden Carnegie Hall in New York ist man im Gespräch darüber, wie die Software in Zukunft verwendet werden kann. Die Carnegie Hall verwendet die Opas-Produkte auch als Datenbank, in die jedes Ereignis seit 1891 eingetragen ist.
Insgesamt werden nach Angaben von Wunderlich mehr als 260 Orchester auf der Welt mit den Produkten verwaltet. Die meisten befinden sich in Europa und den USA. Darunter sind bekannte Orchester wie die Münchner Philharmoniker, das Boston Symphony Orchestra und das Royal Concertgebouw Orchestra von Amsterdam.
Auch das Stuttgarter Kammerorchester ist seit etwa zehn Jahren Kunde. Janice Meyendorf, Projektmanagerin des Kammerorchesters, beschreibt die Software als sehr praktisch; sie sei sehr übersichtlich, und man könne sehr viel damit organisieren. Das Beethoven Orchester Bonn verwendet noch die Windows-Applikation; ein langfristiger Umstieg auf Opas Next und Opas Online ist geplant.
Leoni Jüttendonk ist dort Orchesterinspektorin. „Opas hilft mir, in meinem Berufsalltag den Überblick zu bewahren. Besonders gut finde ich, die Einteilungsübersicht über eine ganze Opernproduktion zu haben“, sagt sie. „Dadurch kann man auch rückwirkend nachvollziehen, wie viele Proben zur Einstudierung einer Opernproduktion die jeweiligen Musiker und Musikerinnen hatten.“ Früher habe man mit Excel-Tabellen gearbeitet. „Berichte, die man früher mühsam zusammenstellen musste, kann man in Opas erstellen lassen.“ Opas Next und Opas Online erfüllten viele ihrer Wünsche, die die Windows- Applikation nicht erfülle. „Zum Beispiel werden Musiker und Musikerinnen von außen auf Opas zugreifen und die Diensteinteiler ihre Einteilung selbst einpflegen können. Oder man kann Noten gegebenenfalls digital ablegen.“ Das werde ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern.
Laut Wunderlich hat man einen Betriebssupport in Amerika und jeweils einen Mitarbeiter in Brasilien und den Niederlanden. Insgesamt beschäftige man inklusive freier Mitarbeiter 14 Personen.
Der Markt ist übersichtlich. „Klar, es ist nicht so, dass das ein riesiger Markt ist, wo man Zehntausende von Kunden hat. Das ist auch das Angenehme, dass wir einen sehr begrenzten Kundenstamm haben, den wir ansprechen wollen“, sagt Wunderlich. So könne man sich besser um jeden einzelnen Kunden kümmern. Opas möchte in weitere Länder expandieren, zum Beispiel in den asiatischen Raum, wo man nur wenige Kunden hat.
Allgemein beobachtet Wunderlich eine zunehmende Beliebtheit von Orchester- und Ensemble-Management-Software-Produkten. „Das liegt einmal auf jeden Fall an der immer stärkeren Abbildung von Workflows über digitale Softwarelösungen in der Cloud. Aber auch an einer Verjüngung der Mitarbeiterschaft im Management der Orchester.“ In den vergangenen fünf Jahren erhöhte Opas den Umsatz jährlich um 10 bis 20 Prozent; er liegt mittlerweile im unteren siebenstelligen Bereich.